TEKNIN MENERIMA PANGGILAN TELEPON MASUK

Menerima telepon atau menelepon sama halnya dengan menerima tamu atau bertamu. Ketika menerima telepon, kita harus menjadi Tuan rumah yang baik. Tuan rumah yang baik, tentu akan berusaha menjamu tamunya dengan baik, sikap ramah,dan menyenangkan. Meskipun mimik muka atau ekspresi muka tidak terlihat bila berbicara melalui telepon, namun bila seseorang menerima telepon dengan sikap yang ketus, wajah cemberut, maka hal itu akan terpantul lewat intonasi suara. Tentu saja suara yang ketus dan tidak ramah akan dapat dirasakan oleh orang yang menelepon.

Adapun teknik menerima panggilan telepon masuk, anataralain :

1.    Teknik mengankat  Telepon

Pada saat mnerima telepon, angkat menggunakan satu tangan yang bukan utuk menulis dikarenakan tangan yang lainnya digunakan untuk menulis dengan persiapan alat tulis dan buku catatan.

2.    Memberi salam 

Contoh : “ Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya di sini ”  atau “Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya dengan Bagus, ada yang bisa dibantu “

3.    Apabila telepon berasal dari lingkungan  kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab : 

Contoh : “ Dengan Bagus bagian pemasaran ”  atau “pesawat 212, selama sore “

4.    Apabila penelepon tidak memberikan identitas, penerima telepon dapat bertanya sebagai berikut

Contoh : “ maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara ”  hindari pertanyaan seperti ini " siapa ini ? anda siapa ? siapa ya yang bicara ini "

5.    Hubungkan segera penelepon dengan pihak penerima telepon       

Sebelum menghubungkan penelepon dengan pihak penerima telepon, kita harus yakin siapa yang akan dihubungi, karena apabila terjadi kesalahan penelepon akan kecewa.  Karena itu  perlu megeja huruf nama orang yang akan dihubungi sesuai urutan ALFABET, sehingga terhindar dari kesalahan.

Kode abjad untuk memperjelas/mempertegas ucapan

Huruf	Alfabet	Nama Orang	Nama kota
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z	Alpha Beta Charlie Delta Echo Foxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Papa Quebeck Romeo Sierra Tango Unifrom Victor Whiskey X-Ray Yankee Zero	Andrew Benjamin Charlie David Eduard Frederick George Harry Issac Jack King Lucy Marry Nelie Oliver Peter Queenie Robert Sugar Tommy Uncle Victor William Xmas Yulli Zona	Ambon Bandung Cianjur Donggala Enam Faktor Gangga Hari Iman Jakarta Kuala Tunggal Lhokseumawe Manado Nunukan Oman Padang Quebec Rambang Semarang Timur Ujung Padang Victor Wonoshobo X-Ray Yogyakarta zanzibar

6.    Menciptakan kesan baik

Seandainya si penelon ingin berbicara langsung dengan pimpinan, jawablah dengan baik dan sopan. seperti :

" Mohon Bapak menunggu sebentar "

" Maaf bu, bersediakan Bapak menunggu sebentar "

Hindarilah ucapan seperti

" Tunggu ya atau sebentar ya "

dan apabila bersedia menunggu, ucapkan  segera 

"terimakasih Bapak  bersedia menunggu "

Pemimpin yang dituju sedang tidak ada di tempat

apabila pimpinan tidak berada ditempat, karena ada sesuatu hal sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon masuk, maka ada beberapa cara harus dilakukan oleh seorang administrasi perkantoran atau sekretaris untuk mengatasi hal tersebut, yaitu sebagai berikut : 

a. Berusaha untuk mendapatkan keterangan

Adakala seorang penelepon enggan mmeberikan informasi berkaitan tentang identitasnya dan biasanya mengatakan " nanti saya akan menelepon kembali" dan langsung mematikan teleponnya. oleh karena itu seorang administrasi haru sigap sebelum telepon ditutup untuk meminta keterangan berkaitan dengan maksud dan tujuan penelepon tapi jangan sampai terlihat terkesan memaksa memnita keterangan karena akan mengakibatkan penelepon semakin enggan memberikan keterangan.

dalam kasus ini maka bisa kita sikap dengan  " pimpanan sedang ada diluar kota, mungkin Bapak ada pesan yang ingin disampaikan kepeda pimpinan saya " atau "sebentar pak, karena ini tampaknya penting, saya ingin segera beritahu pimpinan agar menelepon Bapak besok pagi atau Bapak dapat menjelaskan maksud keperluan bapak dan berkenan mohon tinggalkan no telepon Bapak yang dapat dihubungi.

Si peneleopn mungkin akan menjawab  " oh ia boleh, ini nomer saya 780 XxXX dan tolong sampaikan .............................. "

Selajutnya adminitrasi menjawab "  mungkin ada lagi yang inin bapak sampaikan"

apabila penelepon mengatakan tidak aatu cukup , untuk menyiasati pencarian identitas administarsi dapat menyiasati " Dari isi pesan yang Bapak sampaikan, sepertinya bapak sudah akrab dengan pimpianan saya, agar lebih familiar lagi, maaf dengan siapa saya berbicara "

Selajutnya kalimat penutup.

b.Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplisit (mendetail) mengenai waktu dan kegiatan  sebenarnya 

Memberikan keterangan yang  sebaik harus yang sebenarnya walaupun ada pengecualian  terkadang kita harus memberikan keterang yang tidak benar. Jawaban taktis staf administrasi kantor atau sekertaris kepada kepada penelepon  keika pimpinan tidak dapat menerima telepon. 

Keadaan sebenarnya	Jawaban yang taktis dab bikjaksana
Pimpinan sedang mengadakan rapat denagn staf ahli	Bapak Pimpianna sedang tidak ada ditempat sekarang,  tetapi beliau akan kembali segera
Bapak pimpinan sedang di ruang Bapak arifin, komisaris pimpinan	Bapak Pimpinan sedang keluar rangan, ada yang bisa say bantu pak / bu ?
Bapak pimpinan sedang menelepon	Bapak  pimpinan sedang berbicara di saluran telepon lain atau sedang online
Bapak pimpinanan pulang karena sakit	Bapak pimpinan sedang tidak dikantor untuk satu atau dua hari ini
Bapak Pimpinan sedang seminar di Hotel Hilton singapura	Bapak pimpinan sedang diluar kota

8.    Suara dalam beretelepon

Suara adalah unsur utama dalam komuniasi melalu telepon. ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi memalalui telepon, yaitu :

1. Jelas

2. Suara tidak di buat-buat

3. mencatat pesan telepon

Langkah-langkah mencatat pesan pada Block not dan LPT adalah sebagai berikut :

1. Catata pesan yang masuk dengan jelas

2. Catatat Tanggal, bulan dan Tahun serta  pukul berapa pesan tersebut datang

3. Catat identitas lengak penelepon dan nama perusahaan

4. minta dan catatat nomer telepon yang bisa dihubungi kembali

5. salin pesan dari block note ke LPT

6. letakan LPT pada meja pimpianan atau karyawan yang berhak menerima pesan tersebut

BLOCK  NOTE

BLOCK NOTE	TANGGAL

LEMBAR PESAN TELEPON

HARI / TANGGAL	: ……………………………	Pkl   :  ……………………..
DARI	:	No. Telp.  : ……………….
Instansi / Perusahaan      :
Akan menelepon kembali                         ingin Bertemu                         minta ditelepon
Isi Berita / Pesan :
Penerima  :

     

 

 

Read More

Alfabet Fonetik NATO- ejaan huruf pada dunia perkantoran dan Travel

Alfabet fonetik NATO adalah huruf fonetik atau huruf ejaan NATO yang banyak dipakai dalam dunia radio-telefoni secara internasional (seperti halnya, ORARI di Indonesia). Huruf pengeja ini dipergunakan untuk komunikasi suara baik lewat radio maupun telepon oleh semua bangsa di dunia untuk menghindari salah ejaan dalam mendikte suatu suku-kata (terutama jika kata itu bermakna kritis dan sangat penting).

Alfabet fonetik NATO ini juga banyak dipergunakan oleh pegawai agen perjalanan dalam mendikte kode booking dari sebuah tiket pesawat untuk seorang penumpang yang membeli tiket di agen perjalanan tersebut.

Berikut kata (dalam bahasa Inggris) bagi tiap huruf dalam abjad Latin:

A - Alfa
B - Bravo
C - Charlie (baca: 'car-li' atau 'syar-li')
D - Delta
E - Echo (baca: 'e-ko')
F - Foxtrot (baca: 'foks-trot')
G - Golf
H - Hotel
I - India
J - Juliet (baca: 'ju-li-et')
K - Kilo
L - Lima
M - Mike (baca: 'maik')
N - November
O - Oscar (baca: 'os-kar')
P - Papa
Q - Quebec (baca: 'ke-bek')
R - Romeo
S - Sierra (baca: 'si-e-ra')
T - Tango (baca: 'teng-go')
U - Uniform/Ultra (baca: 'u-ni-form' atau 'yu-ni-form')
V - Victor (baca: 'vik-ter' atau 'vik-tah')
W - Whiskey (baca: 'wis-ki')
X - Xray (baca: 'eks-rei')
Y - Yankee (baca: 'yang-ki')
Z - Zulu
1-9 dibaca dalam bahasa Inggris, kecuali 9 dibaca 'nai-ner')

Read More

Studi Literatur Adalah (Pengertian Singkat & Lengkap) -warta-

Studi Literatur Adalah (Pengertian Singkat & Lengkap)

Studi Literatur adalah salah satu teknik yang dapat Anda gunakan dalam melaksanakan sebuah penelitian. Bagi para mahasiswa, istilah Studi Literatur barangkali sudah tidak asing terdengar di telinga mereka. Pasalnya, setiap kali mahasiswa mengerjakan tugas atau proyek dari dosen lebih-lebih tugas praktikum dan penelitian seperti skripsi teknik ini kerap menjadi primadona yang dipilih untuk merampungkan berbagai macam tugas atau proyek tersebut.

Studi Literatur adalah cara untuk menyelesaikan persoalan dengan menelusuri sumber-sumber tulisan yang pernah dibuat sebelumnya. Dengan kata lain, istilah Studi Literatur ini juga sangat familier dengan sebutan studi pustaka. Dalam sebuah penelitian yang hendak dijalankan, tentu saja seorang peneliti harus memiliki wawasan yang luas terkait objek yang akan diteliti. Jika tidak, maka dapat dipastikan dalam persentasi yang besar bahwa penelitian tersebut akan gagal.



Sumber-sumber yang dapat dijadikan sebagai bahan Studi Pustaka pun tidak sembarangan. Tidak semua tulisan hasil penelitian dapat dijadikan acuan. Beberapa yang umum dan layak digunakan adalah buku-buku karya pengarang terpercaya (lebih disarankan karya akademisi), jurnal-jurnal ilmiah terakreditasi, dan hasil-hasil penelitian mahasiswa dalam berbagai bentuk misalnya skripsi, tesis, disertasi, laporan praktikum, dan sebagainya. Ada beberapa metode yang dapat dilakukan untuk melakukan Studi Literatur, seperti mengupas (criticize), membandingkan (compare), meringkas (summarize), dan mengumpulkan (synthesize) suatu literatur.

Nah, untuk memahami secara mendalam terkait objek penelitian, teknik Studi Literatur ini dapat digunakan sebagai salah satu senjata yang ampuh. Peneliti tidak hanya akan mengetahui hal-hal seputar objek penelitian secara lebih luas, namun dengan melakukan Studi Literatur ia juga dapat membuat kesimpulan dari hasil tulisan peneliti-peneliti sebelumnya sehingga sang peneliti tersebut dapat membuat pembaharuan dalam penelitiannya supaya memiliki hasil akhir yang berbeda dari penelitian-penelitian yang pernah dilakukan.
Studi Literatur Adalah Tameng Anti Copy Paste
Studi Literatur penting dilakukan untuk menghindari timbulnya masalah terkait hak cipta. Jika seorang peneliti melakukan Studi Literatur dengan cara yang benar, maka ia tidak akan melanggar hak cipta orang lain. Namun, fenomena yang saat ini tengah marak terjadi, Studi Literatur malah menjadi ajang copy paste terhadap hasil karya orang lain. Terlebih para mahasiswa, tidak bisa dipungkiri bahwa para oknum agent of change tersebut adalah kelompok yang menjadi pionir tradisi salin tempel.

Sejatinya, teknik yang seharusnya menjadi tameng agar terhindar dari kesempatan pelanggaran hak cipta, malah diputarbalikkan. Budaya copy paste merupakan suatu kemunduran dalam dunia profesional. Kita semua perlu mengakhirinya. Mengembalikan Studi Literatur kepada esensi awal adalah salah satu cara yang dapat dilakukan. Studi Literatur adalah teknik mempelajari kembali tulisan-tulisan yang telah ada untuk menunjukkan sikap profesional seorang peneliti dan penulis.

Read More

HARI KARTINI 21 April 2016, Inilah Sejarah Singkat Perjuangan IBU R.A Kartini-warta-

Kita pastinya harus kenang jasa para pahlawan, dan besok bukanlah hari Kamis biasa. Hari KARTINI di tetapkan Presiden Soekarno di 2 Mei 1964, jatuh pada 21 April. Anak ke lima dari sebelas (kandung serta tiri) ini adalah perintis jalan kebangkitan wanita Tanah Air. Sementara wanita adalah tiang Negara, dan bila baik mereka akan jayalah Negara itu.

Raden Adjeng Kartini atau sebenarnya lebih tepat disebut Raden Ayu Kartini adalah seorang tokoh Jawa dan Pahlawan Nasional Indonesia. Kartini dikenal sebagai pelopor kebangkitan perempuan pribumi.

Lahir: 21 April 1879, Jepara, Jepara
Meninggal: 17 September 1904, Kabupaten Rembang
Pasangan: Raden Adipati Joyodiningrat (m. 1903–1904)
Orang tua: Raden Mas Adipati Ario Sosroningrat, M.A. Ngasirah
Anak: Soesalit Djojoadhiningrat

Buku

1. Habis Gelap Terbitlah Terang
2. Surat-surat Kartini, Renungan Tentang dan Untuk Bangsanya (Surat-surat Kartini)
3. Letters from Kartini, An Indonesian Feminist 1900-1904 (Buku lain yang berisi terjemahan surat-surat Kartini)
4. Panggil Aku Kartini Saja (bacaan yang lebih memusatkan pada pemikiran Kartini juga diterbitkan. Salah satunya adalah Panggil Aku Kartini Saja karya Pramoedya Ananta Toer)
5. Kartini Surat-surat kepada Ny RM Abendanon-Mandri dan suaminya
6. Aku Mau … Feminisme dan Nasionalisme. Surat-surat Kartini kepada Stella Zeehandelaar 1899-1903

Kartini berjuang lewat tulisan tulisannya. Surat-suratnya banyak menjelaskan berkaitan kendala yang harus dilalui saat mencita-citakan menjadi wanita yang lebih maju. Di era-nya, yaitu akhir era 19 sampai awal era 20, beberapa wanita negeri ini masih tak dapat mencapai kebebasan pada beberapa hal. Salah satunya masih tidak diperbolehkan untuk mencapai pendidikan tinggi seperti golongan pria.

Setamat E.L.S (tingkat SD), Kartini juga dipingit seperti adat yang berlaku di tempatnya, selesai rampungkan SD, harus menjalani pingitan sampai tiba waktunya buat menikah. Itu diantara kendala yang dilaluinya, mengadakan jalan keluar dengan banyak bergaul dengan golongan terpelajar serta menyenangi membaca, khususnya senang melahap topik yang terkait perkembangan wanita. Dia juga bertambah tersadar akan ketertinggalan wanita pribumi bila ketimbang dengan wanita bangsa lain teristimewa perempuan Eropa.

Faktor faktor itulah yang pada menghadirkan keinginan dan tekadnya memajukan perempuan bangsanya. serta itu bisa diraih melalui jalur pendidikan. Maka dalam merealisasikannya dia pun membangun sekolah bagi para gadis di daerahnya, Jepara. Usai menikah, dia tetap fokus dengan cita citanya dan membangun sekolah lagi di Rembang. Hal yang dikerjakannya itulah lantas menjadi contoh perempuan lainnya, sehingga berdirila ‘Sekolah Kartini’ seperti di Semarang, Surabaya, Yogyakarta, Madiun, dan Cirebon. Ketika memasuki pernikahannya, ada perubahan anggapan Kartini mengenai adat Jawa. Ia bertambah toleran. Ia menilai pernikahan bakal mendatangkan keuntungan pula dalam meraih keinginan membangun sekolah untuk para perempuan kala itu.

Read More