TEKNIN MENERIMA PANGGILAN TELEPON MASUK

Menerima telepon atau menelepon sama halnya dengan menerima tamu atau bertamu. Ketika menerima telepon, kita harus menjadi Tuan rumah yang baik. Tuan rumah yang baik, tentu akan berusaha menjamu tamunya dengan baik, sikap ramah,dan menyenangkan. Meskipun mimik muka atau ekspresi muka tidak terlihat bila berbicara melalui telepon, namun bila seseorang menerima telepon dengan sikap yang ketus, wajah cemberut, maka hal itu akan terpantul lewat intonasi suara. Tentu saja suara yang ketus dan tidak ramah akan dapat dirasakan oleh orang yang menelepon.

Adapun teknik menerima panggilan telepon masuk, anataralain :

1.    Teknik mengankat  Telepon

Pada saat mnerima telepon, angkat menggunakan satu tangan yang bukan utuk menulis dikarenakan tangan yang lainnya digunakan untuk menulis dengan persiapan alat tulis dan buku catatan.

2.    Memberi salam 

Contoh : “ Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya di sini ”  atau “Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya dengan Bagus, ada yang bisa dibantu “

3.    Apabila telepon berasal dari lingkungan  kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab : 

Contoh : “ Dengan Bagus bagian pemasaran ”  atau “pesawat 212, selama sore “

4.    Apabila penelepon tidak memberikan identitas, penerima telepon dapat bertanya sebagai berikut

Contoh : “ maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara ”  hindari pertanyaan seperti ini " siapa ini ? anda siapa ? siapa ya yang bicara ini "

5.    Hubungkan segera penelepon dengan pihak penerima telepon       

Sebelum menghubungkan penelepon dengan pihak penerima telepon, kita harus yakin siapa yang akan dihubungi, karena apabila terjadi kesalahan penelepon akan kecewa.  Karena itu  perlu megeja huruf nama orang yang akan dihubungi sesuai urutan ALFABET, sehingga terhindar dari kesalahan.

Kode abjad untuk memperjelas/mempertegas ucapan

Huruf	Alfabet	Nama Orang	Nama kota
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z	Alpha Beta Charlie Delta Echo Foxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Papa Quebeck Romeo Sierra Tango Unifrom Victor Whiskey X-Ray Yankee Zero	Andrew Benjamin Charlie David Eduard Frederick George Harry Issac Jack King Lucy Marry Nelie Oliver Peter Queenie Robert Sugar Tommy Uncle Victor William Xmas Yulli Zona	Ambon Bandung Cianjur Donggala Enam Faktor Gangga Hari Iman Jakarta Kuala Tunggal Lhokseumawe Manado Nunukan Oman Padang Quebec Rambang Semarang Timur Ujung Padang Victor Wonoshobo X-Ray Yogyakarta zanzibar

6.    Menciptakan kesan baik

Seandainya si penelon ingin berbicara langsung dengan pimpinan, jawablah dengan baik dan sopan. seperti :

" Mohon Bapak menunggu sebentar "

" Maaf bu, bersediakan Bapak menunggu sebentar "

Hindarilah ucapan seperti

" Tunggu ya atau sebentar ya "

dan apabila bersedia menunggu, ucapkan  segera 

"terimakasih Bapak  bersedia menunggu "

Pemimpin yang dituju sedang tidak ada di tempat

apabila pimpinan tidak berada ditempat, karena ada sesuatu hal sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon masuk, maka ada beberapa cara harus dilakukan oleh seorang administrasi perkantoran atau sekretaris untuk mengatasi hal tersebut, yaitu sebagai berikut : 

a. Berusaha untuk mendapatkan keterangan

Adakala seorang penelepon enggan mmeberikan informasi berkaitan tentang identitasnya dan biasanya mengatakan " nanti saya akan menelepon kembali" dan langsung mematikan teleponnya. oleh karena itu seorang administrasi haru sigap sebelum telepon ditutup untuk meminta keterangan berkaitan dengan maksud dan tujuan penelepon tapi jangan sampai terlihat terkesan memaksa memnita keterangan karena akan mengakibatkan penelepon semakin enggan memberikan keterangan.

dalam kasus ini maka bisa kita sikap dengan  " pimpanan sedang ada diluar kota, mungkin Bapak ada pesan yang ingin disampaikan kepeda pimpinan saya " atau "sebentar pak, karena ini tampaknya penting, saya ingin segera beritahu pimpinan agar menelepon Bapak besok pagi atau Bapak dapat menjelaskan maksud keperluan bapak dan berkenan mohon tinggalkan no telepon Bapak yang dapat dihubungi.

Si peneleopn mungkin akan menjawab  " oh ia boleh, ini nomer saya 780 XxXX dan tolong sampaikan .............................. "

Selajutnya adminitrasi menjawab "  mungkin ada lagi yang inin bapak sampaikan"

apabila penelepon mengatakan tidak aatu cukup , untuk menyiasati pencarian identitas administarsi dapat menyiasati " Dari isi pesan yang Bapak sampaikan, sepertinya bapak sudah akrab dengan pimpianan saya, agar lebih familiar lagi, maaf dengan siapa saya berbicara "

Selajutnya kalimat penutup.

b.Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplisit (mendetail) mengenai waktu dan kegiatan  sebenarnya 

Memberikan keterangan yang  sebaik harus yang sebenarnya walaupun ada pengecualian  terkadang kita harus memberikan keterang yang tidak benar. Jawaban taktis staf administrasi kantor atau sekertaris kepada kepada penelepon  keika pimpinan tidak dapat menerima telepon. 

Keadaan sebenarnya	Jawaban yang taktis dab bikjaksana
Pimpinan sedang mengadakan rapat denagn staf ahli	Bapak Pimpianna sedang tidak ada ditempat sekarang,  tetapi beliau akan kembali segera
Bapak pimpinan sedang di ruang Bapak arifin, komisaris pimpinan	Bapak Pimpinan sedang keluar rangan, ada yang bisa say bantu pak / bu ?
Bapak pimpinan sedang menelepon	Bapak  pimpinan sedang berbicara di saluran telepon lain atau sedang online
Bapak pimpinanan pulang karena sakit	Bapak pimpinan sedang tidak dikantor untuk satu atau dua hari ini
Bapak Pimpinan sedang seminar di Hotel Hilton singapura	Bapak pimpinan sedang diluar kota

8.    Suara dalam beretelepon

Suara adalah unsur utama dalam komuniasi melalu telepon. ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi memalalui telepon, yaitu :

1. Jelas

2. Suara tidak di buat-buat

3. mencatat pesan telepon

Langkah-langkah mencatat pesan pada Block not dan LPT adalah sebagai berikut :

1. Catata pesan yang masuk dengan jelas

2. Catatat Tanggal, bulan dan Tahun serta  pukul berapa pesan tersebut datang

3. Catat identitas lengak penelepon dan nama perusahaan

4. minta dan catatat nomer telepon yang bisa dihubungi kembali

5. salin pesan dari block note ke LPT

6. letakan LPT pada meja pimpianan atau karyawan yang berhak menerima pesan tersebut

BLOCK  NOTE

BLOCK NOTE	TANGGAL

LEMBAR PESAN TELEPON

HARI / TANGGAL	: ……………………………	Pkl   :  ……………………..
DARI	:	No. Telp.  : ……………….
Instansi / Perusahaan      :
Akan menelepon kembali                         ingin Bertemu                         minta ditelepon
Isi Berita / Pesan :
Penerima  :