Kas Kecil (Petty Cash) & Cara Penjurnalan

Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

B. Kas Kecil (Petty Cash)
Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan KAs kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

Read More

PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL

1.       PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL (Otomatisasi Tata Kelola Keuangan)
Pembentukan dana kas kecil diorientasikan oleh kepala bagian keuangan. Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
A.      Bagian Utang
Tugas bagian utang adalah

Menerima otorisasi/surat pembentukan dana dari bagian keuangan
  Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (lembar 1 &3 diserahkan kepada bagian kasa dan dilampiri surat pembentukan/otorisasi dana kas kecil, lembar 2 diserahkan kepada bagian kartu biaya untuk diarsipkan)
 Mencatat bukti kas keluar dalam daftar kas keluar
 Menerima bukti kas keluar lembar 1 yang sudah dicap lunas oleh bagian kasa
 Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas, dan
   Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 yang telah dicap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.


B.      Bagian Kassa

Tugas bagian kassa adalah sebagai berikut:
 Menerima bukti kas keluar lembar 1 & 3
  Menyediakan cek sebesar nominal yang tercantum dalam bukti kas keluar
 Membubuhkan cap dan tanda tangan pada bukti kas keluar lembar 1&3 serta surat pembentukna dana kas kecil
  Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 & 3 yang telah dicap kepada :
 Bagian utang lembar 1 dilampiri dengan surat pembentukan dana kas kecil
  Pemegang dana kas kecil lembar 3 bersama dengan cek.


C.      Bagian Jurnal Dan Laporan
Tugas bagian jurnal danlaporan adalah sebagai berikut :

   Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
  Mencatat bukti kas keluar dalam jurnal pengeluaran kas, dan
  Mengarsipkan buti kas keluar dan surat keputusan pembentukan dana kas kecil.


D.      Pemegang Dana Kas Kecil
Tugas bagian Pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut :


  Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kassa
    Mencairkan cek ke bank
 Mengarsipkan bukti kas keluar.

  2. PROSEDUR PENGELUARAN DANA KAS KECIL
Ketika mengeluarkan dana kas keci, dokumen yang diperlukan adalah Surat Permintaan Pengeluaran Dana Kas kecil dan Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil. Adapun prosedur pengeluaran dana kas kecilnya adalah sebagai beriku;
A.      Pemakai Kas Kecil
Tugas bagian pemakai dana kas kecil adalah :
1.       Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil,
2.       Menerima surat perminataan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan uang tunai dari pemegang dana kas kecil,
3.       Menimpan bukti-bukti pengeuaran dana kas kecil,
4.       Mengisi bukti formuir bukti pengeluaran dana kas kecil sesuai bukti transaksi,
5.       Menyerahkan bukti pengeluaran dana kas kecil dan bukti permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil, dan
6.       Mengarsipkan surat permitaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil
B.      Pemegang Dana Kas Kecil
Tugas bagian pemegang dana kas kecil adalah sebagai berikut :
1.       Menerima surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dan 2 dari pemakai,
2.       Menyerahkan uang dan surat permintaan pengeluaran dana aks kecil lembar 2 kepada pemakai dana kas kecil
3.       Menerima bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung yang ada serta surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2, dan
4.       Menyimpan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan bukti pendukung lainnya yang nantinya akan diserahkan kepada bagian utang pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

#3.  PROSEDUR PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL
Ketika mengisi kembali dana kas kecil, pemegang dana kas kecil melakukan permintaan pengisian kembali kepada kasir umum yang didukung dengan tanda terima kas kecil dan bukti pendukung lainnya. Setelah itu, bendahara atau kasir umum memberi cap dan tanda tangan serta menarik cek dengan moninal sejumlah yang tertera pada surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Read More

KAS KECIL (PETTY CASH)

PENGERTIAN DAN TUJUAN KAS KECIL (PETTY CASH) - (Otomatisasi Tata Kelola Keuangan)

Ø     PENGERTIAN KAS KECIL
Dana kas kecil adalah dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional perusahaan yang harus segera dilakukan yang jumlahnya retif kecilserta tidak ekonomis dan praktis apabila dibayar dengan cek atau  giro.
DEFINISI KAS KECIL MENURUT PARA AHLI :
·                     WEYGANDT
Dana kas kcil adalah dana kas yangdigunakan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang kecik dan masih dapat dikendalikan.
·                     ZAKI BARIDWAN
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar pegeluaran-pengluran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.
·                     JOHAR ARIFIN
Dana kas kecil adalah dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yng reltif kecil.
Sementara itu, menurut KBBI kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang.
Kesimpulannya, kas kecill adalah dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional yang perlu segera dilakukan dan jumlah relatif kecil serta tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek atau giro.
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan yang relatif kecil pada waktu tertentu, misalnya untuk keperluan satu bulan. Selanjutnya perusahaan akan mengeluarkan cek lalu mencairkan di bank untun mengisi dana tersebut. Dalam sistem pengendalian intren, pengelolaan dana kas kecil haus dilakukan terpisah dengan pengelolaandana kas  pusat atau kasir umum. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegan kas kecil dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengunaan dana perusahaan tersebut.

Ø     PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL MEMILIKI ALASAN SEBAGAI BERIKUT:
·                     EFEKTIF DAN EFISIEN
Jika perusahaan membuat satu lembar cek untuk setiap pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, akan banyak sekali lembaran cek yang digunakan. Hal tersebut merupakan PEMBOROSAN dan sebaiknya dihindari.
·                     PENGENDALIAN INTERN
Kas merupakan harta perusahaan yang sangan mudah untuk dipindahtangankan dan sulit dibuktikan kepemilikannya. Hal tersebut memungkinkan terjadinya penyelewangan dan penyimpangan dalam penggunaannya. Oleh karena itu, dana kas haruskah dikelola oleh rang yang sudah dipercaya dan kompeten.
·                     Membantu kasir umum dalam mengelola pegeluaran biaya yang relatif kecil dan sifatnya rutin.

Dalam rangka mengendalikan hal-hal berkaitan dengan dana kas kecil, perusahaan dapat melakukan beberapa hal berikut.
1.       Menyiapkan petugas khusus yang mengelola dana kas kecil.
2.       Membuat voucher atau buktui pengeluaran kas kecil setiap danakas kecil keluar atau terpakai.
3.       Menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dengan mengunakan dana kas kecil.
4.       Mengawasi penggunaan dana kas kecil, baik pengeluaran maupun pemasukanny.
5.       Melakukan inspeksi mendadak terhadap penggunaan dana kas kecil oleh auditor internal.


Ø     TUJUAN KAS KECIL :
Untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil.
 Sebagai dana talangan untuk membayar pengeluaran yag sifatnya mendadak
Sebagai dana langsung untuk jenis-jenis pembayaran yang tidak praktis apabila menggunakan cek
 Untuk mempercepat proses pembayaran yang tidak raktis apabila menggunakan lampiran keuangan yang perlu ditandatagani direktur terlebih dahulu

Read More