TATA RUANG KANTOR - ADMINISTRASI PERKANTORAN
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan suatu tata usaha, salah satu faktor yang menentukan keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.
Pada saat ini, lahan kosong banyak dijadikan perkantoran modern. Walau terasa luasnya kurang ideal, tetapi kenyataannya tetap berdiri sebuah kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat diambil kesimpulan, bahwa segalanya dapat diatasi, jika teknik atau taktik yang digunakan baik dan dapat menyesuaikan kriteria. Apa dan bagaimana teknik-teknik yang paling tepat dan sesuai standar tata ruang kantor tersebut, akan kami bahas dalam makalah berikut.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?
1.2.2 Apa manfaat tata ruang kantor?
1.2.3 Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan lingkungan fisik kantor?
1.2.5 Apa saja persyaratan lingkungan fisik kantor?
1.2.6 Apa yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat?
1.2.7 Bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor?
1.2.8 Apa saja standar ruang kantor?
1.2.9 Bagaimana saja macam tata ruang perkantoran?
1.2.10 Apa penyebab terjadinya perpindahan kantor?
1.3 Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1 Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.
1.3.2 Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.
1.3.3 Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.
1.3.4 Untuk mengetahui yang dimaksud dengan lingkungan (fisik) kantor.
1.3.5 Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor.
1.3.6 Untuk mengetahui yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat.
1.3.7 Untuk mengetahui bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor.
1.3.8 Untuk mengetahui apa saja standar ruang kantor.
1.3.9 Untuk mengetahui macam tata ruang perkantoran.
1.3.10 Untuk mengetahui penyebab terjadinya perpindahan kantor.
1.4 Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait, serta dari internet.
BAB II
TATA RUANG KANTOR
2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Menurut The Liang Gie, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Sedangkan tata ruang kantor menurut Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L. Caruth, adalah susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.
Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.
2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut.
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:
1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak mungkin.
2) Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
2.3 Asas-Asas Tata Ruang Kantor
Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:
a) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b) Asas mengenai rangkaian kerja
Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
BAB III
LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR
3.1 Pengertian Lingkungan Fisik
Lingkungan fisik adalah sesuatu yang berada di sekitar para pekerja yang meliputi warna, cahaya, udara, suara serta musik yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. (Moekijat 1995:135). Lingkungan fisik yang baik akan mendorong timbulnya semangat kerja karyawan. Dengan semangat kerja yang tinggi, karyawan akan dapat bekerja dengan perasaan senang dan bergairah sehingga mereka akan berprestasi kerja dengan baik. Sebaliknya apabila lingkungan fisik buruk tentu produktivitas kerja menurun, karena karyawan akan merasa tidak nyaman dalam bekerja. Dengan demikian semangat kerja seorang karyawan sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan semangat kerja yang tinggi maka kualitas sumber daya manusia dapat meningkat sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai.
3.2 Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris saat 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang kantor-kantor (The Offices Act) yang antara lain menetapkan persyaratan linhkungan fisik (physical conditions) yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang berikut:
a) Kebersihan
Bangunan, perlengkapan dan perabotan harus dipelihara kebersihannya.
b) Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (3,7 m2)
c) Suhu udara yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (minimum 16oC atau ± 61oF)
d) Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.
e) Penerangan cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya.
e) Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, toilet dan sebagainya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.
f) Fasilitas cuci
Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan seperlunya.
g) Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.
h) Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah.
i) Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.
j) Lantai, gang dan tangga
Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan utnuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar.
k) Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih.
l) Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.
m) Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu.
n) Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran.
o) Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kan;tor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib.
3.3 Dasar-dasar Penentuan tempat
Dalam mencapai tujuannya, setiap kantor pasti mempunyai cara-cara agar dapat mencapai tujuan itu secara efektif serta efisien. Padahal, dalam kenyataannya, kantor satu dengan yang lain berbeda-beda baik tujuan, kegiatan, letak, luas, dan lain-lain. Maka dari itu, diperlukan suatu cara yang dapat digunakan untuk mensiasati kekurangan-kekurangan yang ada pada suatu kantor. Terkait dengan lingkungan fisik kantor, maka hal-hal tersebut dapat diatasi dengan penentuan tata ruang sebagai berikut:
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu
Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
ü Cahaya langsung
ü Cahaya setengah langsung
ü Cahaya tidak langsung
ü Cahaya setengah tidak langsung
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot Candle”. Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa.
2. Tata warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Di bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.
Warna
Sifat
Pengaruh
Untuk Ruangan
1. Merah
Dinamis,
merangsang
dan panas
Menimbulkan
semangat
kerja
Pekerjaan
sepintas lalu
(singkat)
2. Kuning
Keanggunan,
bebas, hangat
Menimbulkan
rasa gembira
dan
merangsang
urat syaraf
mata
Gang-gang
jalan lorong
3. Biru
Tenang,
tentram dan
sejuk
Mengurangi
tekanan atau
tegangan
Berpikir
konsentrasi
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri.
3. Ventilasi/pengatur udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik bekisar 13-24 °C. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.
Selain penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengatur udara, dekorasi, suara bising, musik dan keamanan, lingkungan fisik juga terdir dari furniture dan peralatan.
1. Furniture kantor
a. Meja Kerja
Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja, sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data.
Ada dua jenis meja kerja, yaitu: (1) berdasarkan bentuk, ukuran dan model, (2) berdasarkan fungsi.
b. Furniture Modular
Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan, permukaan, dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%, membuat ruangan lebih nyaman, dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku, arsip dan penyekat.
Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L, permukaan datar, tanpa ruang penyimpanan dibawah, yang menempel pada sudut kanan meja. Susunan furnitur modular, tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien.
c. Meja
Meja merupakan pengganti meja kantor, sebagai tempat pemberkasan, sebagai sarana rapat, dan sebagai tempat penyimpanan. Untuk banyak kantor, penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai.
Di banyak perusahaan, dimana eksekutif bekerja dalam kelompok, tersedi meja rapat yang besar. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor, dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar.
Jenis meja lain juga tersedia. Misalnya tempat mesin tik, kalkulator dan mesin lainnya, meja resepsionis, meja rapat, atau meja pelengkap meja kerja.
d. Kursi
Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi, untuk kenyamanan fisik pegawai. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja.
Semua kursi kantor, harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jika bagian sandaran ada pernya, maka dapat disesuaikan. Jika pegawai harus menunduk, maka harus ada sandaran tangan di kursi. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja, tidak perlu sandaran tangan.
Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya.
Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut:
1. Kursi eksekutif, disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif, atau dapat diputar, berwarna hitam dan ramping.
2. Kursi postur stenografer, dengan atau tanpa putaran.
3. Kursi prostur juru tulis, dengan atau tanpa putaran, dengan atau tanpa sandaran tangan.
4. Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian.
e. Furnitur dan Aksesori Lain
Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja, meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak), sumber finansial, dan selera manajemen. Sering dilakukan penambahan sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja.
Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria khusus. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam memilih furnitur kantor:
1. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor, yang mempengaruhi volume, akurasi dan moral pegawai.
2. Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis.
3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri, kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama.
4. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
5. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan.
6. Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan.
7. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan alasannya.
8. Alternatif antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. Untuk daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif.
9. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional.
2. Peralatan Kantor
Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor.
Mesin kantor merupakan mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy, atau komputer. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Selain jenis dan merek peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat.
Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan, kriteria berikut dapat membantu:
1. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Untuk pekerjaan monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.
2. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
3. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan.
4. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi.
5. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan.
6. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi.
7. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompleksitas proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.
8. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan.
9. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Jika peralatan rusak, akan menambah biaya operasional.
10. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional, pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi); ringan (dapat digunakan di berbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru).
11. Sebelum membeli atau menyewa, peralatan harus diuji coba di kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama.
12. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Dengan melakukan standardisasi ukuran, gaya dan merek, maka dapat:
Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak.
Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama.
Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis.
Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis.
Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin.
Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.
3.4 Menyiapkan Layout/Tataruang Kantor
Pada dasarnya, dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
1. Hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan lainnya.
2. Sifat pekerjaan.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan kerja dalam suatu kantor. Untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu ada beberapa pedoman sebagai berikut :
1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Apabila tidak memungkinkan, maka dapat dibuat alternatif dengan membuatkan papan petunjuk yang akan membawa publik ke bagian itu. Hal itu akan mengurangi gangguan publik terhadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Pada gedung yang bertingkat-tingkat, penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin. Bagi publik keuntungan yang dapat diambil yaitu mereka tidak perlu mondar-mandir atau naik-turun tangga jika harus pergi dari satu bagian ke bagian lain.
3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah sehingga satuan-satuan lain mudah menghubunginya.
4) Satuan yang pekerjaannya bersifat sangat gaduh hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan lainnya.
3.5 Standar Ruang Kantor
Agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian kantor, teknik yang dapat digunakan untuk mencapai tata ruang kantor yang terbaik adalah sebagai berikut:
a) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.
b) Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
c) Diantara baris-baris meja itu disediakan loprong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasar4kana perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan, sedang perhitungan lorong yang 80 cm didasarkan pada tebal tubuh seseorang yang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.
d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang memakai meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan ;luas lantai sekitar 3½ m2. jadi ruang seluas 5 x 5 m (25 m2) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.
e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.
Tata Ruang menurut garis lurus
f) Pada tata ruang terbuka dimana banyak orang bekerja, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat msing-msing pejabat yang bertangggung jawab atas kelompok itu.
g) Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya, demi kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja.
h) Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar, ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang-orang. Kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Pegawai-pegawai yang bertugas demikian itu misalnya para kasir. Dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang berada di bawah tanggungjawabnya.
i) Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagin-bagian lainnya atau denga publik, ditempatkan di dekat pintu. Dengan demikian orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganngu pegawai-pegawai lainnya.
j) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya di taruh di dekat pegawai-pegawawi yang paling sering menggunakan benda-benda itu.
k) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil, ditaruh di dekat jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang keluar ruangan.
l) Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran mengganggu seluruh ruangan.
m) Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga mendapat peyangga untuk menambah kekuatannya.
n) Bagi pejabat pimpinan yang sering harus menerima tamu penting dan membicarakn urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuat kamar tamu tersendiri. Tetapi apabila tiap-tiap pejabat pimpinan membutuhkan kamar tersendari untuk keperluan berunding, agar dapat menghemat ruang dan alat perabotan sebaiknya dibuatkan saja 1 kamar konferensi. Kamar ini dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan berunding di atas itu. Kamar ini dapat sekalilgus dipergunakan sebagai ruang rapat anatar pimpinan kepal denga para pejabat penting dalam organisasinya.
o) Apabila seseorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 m (9 m2).
3.6 Macam Tata Ruang Perkantoran
Ada beberapa macam tata ruang kantor, diantaranya sebagai berikut:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja / dibagi dalam beberapa satuan. Pembagian tersebut dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat pemisahan buatan.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
3. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
4. Mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.
b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor terbuka lebih memuaskan daripada terpisah-pisah, karena :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
2. Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat.
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran cahaya.
4. Jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka :
1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka :
1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
c. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).
Yang dimaksud dengan tata kantor berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :
1. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
2. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
3. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
4. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai
Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :
1 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
2 Biaya pemeliharaan tinggi
3 Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
3.7 Perpindahan Kantor
Suatu tata ruang dalam kantor hendaknya dapat diubah atau dipindah-pindahkan. Apabila suatu ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu-ragu untuk menyempurnakannya. Peninjauan terhadap suatu tata ruang kantor, sebaiknya dilakukan secara berkala. Hal ini berlaku apabila tidak ada suatu perubahan terhadap kantor yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan atau perpindahan yang mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor itu, sebaiknya dilakukan peninjauan kembali. Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macam maupun kuantitasnya.
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
1) Pengertian tata ruang kantor, menurut The Liang Gie adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
2) Manfaat tata ruang kantor:
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
3) Asas pokok tata ruang kantor
a) Asas mengenai jarak terpendek
b) Asas mengenai rangkaian kerja
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
4) Persyaratan lingkungan fisik kantor: kebersihan, luas ruang kantor, Suhu udara, Ventilasi, Penerangan cahaya, Fasilitas kesehatan, Fasilitas cuci, Air minum, Tempat pakaian, Tempat duduk, Lantai, gang dan tangga, Mesin, Beban berat, Pertolongan pertama, Penjagaan kebakaran, Pemberitahuan kecelakaan.
5) Dasar-dasar penentuan tempat, terkait dengan penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengatur udara, dekorasi, suara bising, musik, keamanan, furniture kantor, peralatan Kantor.
6) Standar ruang kantor diberikan, agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian kantor
7) Beberapa macam tata ruang kantor:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
c. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
8) Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macam maupun kuantitasnya.
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia
Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty
Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK
http://pupus-ika.tripod.com/karya.htm//Diakses pada tanggal 15 Mei 2010, pukul 21.09 WIB
